呈请性公文的报告及范例
一、报告的含义、特点和类型
(一)报告的含义
报告是行政机关和党的机关都广泛采用的重要上行文。
《国家行政机关公文处理办法》对报告功能的表述是：
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
《中国******机关公文处理条例》对报告功能的表述大致相同：
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。
作为党政机关公文的报告，和一些专业部门从事业务工作时所使用的、标题中也带有“ 报告”二字的行业文书，如“审计报告”、“评估报告”、“立案报告”、“调查报告”等 ，不是相同的概念。这些文书不属于党政公文的范畴，注意不要混淆。
(二)报告的特点
1.单向性
报告是下级机关向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议时使用的单方向上行文，不需要上级机关给予批复。在这方面，报告和请示有较大的不同，请示具有双向性特点，必须有批复与之相对应，报告则是单向性行文，不需要任何相对应的文件。为此要特意提请注意：类似“以上报告当否，请批示”的说法是不妥当的。
2.陈述性
报告在汇报工作、反映情况时，所表达的内容和使用的语言都是陈述性的。本单位遵照上级的指示，做了什么工作、怎样做的这些工作、取得了哪些成绩、还存在哪些不足，必然要一一向上级陈述。反映情况时，也要把时间、地点、人物、事件、原因、结果叙述清楚，向上级机关提供准确的现实性信息。即便是提出建议的报告，也要在汇报情况的基础上，才能深入一步提出建议来。
3.事后性
在机关工作中，有“事前请示，事后报告”的说法。多数报告，都是在开展了一段时间的工作之后，或是在某种情况发生之后向上级作出的汇报。但建议报告没有时显的事后性特点，应该尽量超前一些，如果木已成舟，再提建议也是没有意义的了。
二、报告的类型
(一)工作报告
凡是用来向上级汇报工作的报告，都是工作报告。
工作报告又可分为综合工作报告和专题工作报告两种。
综合报告涉及面宽，要把主要工作范围之内的方方面面都涉及到，可以有主次的区分，但不能有大的遗漏。大到国务院提供给人民代表大会的政府工作报告，小到某单位向上级提供的年度、季度、月份工作报告，都属于这种类型。
专题报告的涉及面窄，只针对某一方面的工作或者某一项具体工作进行汇报，如党的机关关于“三讲”工作的报告，行政机关关于技术革新工作的报告等等。
(二)情况报告
如果本单位出现了正常工作秩序之外的情况，譬如说发生了事故，出现了意想不到的问题等，对工作产生了一定程度的影响，应该及时向上级将有关情况原原本本的进行汇报。
即使对工作没有太大影响，一些有倾向性的新动态、新风气，以及最近出现的新事物等等，必要时也要向上级报告。
凡此种种，都属于“情况报告”。作为下级机关，有责任做到“下情上达”，保证上级机关耳聪目明，对下面的情况始终了如指掌，这就是情况报告的意义。如果隐情不报，则是一种失职的表现。
(三)建议报告
对自己职权范围内的某方面工作有了深思熟虑、切实可行的设想之后，将其归纳整理成意见、办法、方案，上报上级，希望上级机关采纳，这就是建议报告。如林业部制发的《关于进一步加强森林防火工作的报告》。
对于建议报告，上级如果采纳，可能会批转给有关部门实施，这是建议报告目的的最终实现。但上级部门也可能不予采纳，这也是很正常的。作为下级机关，有建议的权力，却没有逼迫上级机关一定采纳的权力，对此，也要有清醒的认识。
(四)答复报告
答复上级机关询问的报告，称为答复报告。这种报告内容针对性最强，上级询问什么，就答复什么，不能答非所问。对待上级机关的询问，一定要慎重，如果不了解真情，要经过深入的调查研究后再作答复。
(五)报送报告
这是向上级报送文件、物件时使用的报告，正文通常非常简略，只需写明“现将××××报上，请指正(请查收)”即可。真正有意义的内容都在所报送的文件里。
三、报告的写法
(一)报告的标题和主送机关
1.报告的标题
报告的标题，有两种写法，一是发文机关+主要内容+文种的写法，如《****中央纪律检查委员会关于清理党政干部违纪违法建私房和用公款超标准装修住房的报告》;二是主要内容+文种的写法，如《关于进一步加强我市公共场所防火工作的报告》。
2.报告的主送机关
行政机关的报告，主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但行政机关受双重领导的情况比较多见，只报送其中一个上级机关显然不妥，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。
作为党的机关公文的报告，要按《中国******机关公文处理条例》第十二条的规定执行：“ 向上级机关行文，应当主送一个机关;如需其他相关的上级机关阅知，可以抄送”。
(二)报告的正文
1.报告导语
导语指报告的开头部分，它起着引导全文的作用，所以称为导语。
不同类型的报告，其导语的写法也有较大不同。概括起来，报告的导语有以下几种类型：
背景式导语。
就是交代报告产生的现实背景，例如：
前不久，中央纪委召开了部分省市清理党员干部违纪建私房座谈会，总结交流了各地清房工 作的情况和经验，并就清房中遇到的一些政策性问题，进行了讨论，根据各地的做法和座谈 会中提出的问题，中央纪委常委研究提出以下建议：
根据式导语。
就是交代报告产生的根据，例如：
根据省委、省政府领导同志的指示，我厅于去冬派人到涪陵市和渠县，与市、县的同志一道 ，对城镇贫困户的情况作了一些调查。涪陵市委、市政府和渠县县委、县政府对此十分重视 ，在调查研究的基础上，立即采取措施，着手解决这一问题。现将两地城镇贫困户的情况及 采取的措施报告如下：
叙事式导语
在开头简略叙述一个事件的概况，一般用于反映情况的报告。例如：
19××年2月20日上午9时40分，我省××市百货大楼发生重大火灾事故，市消防队出动15辆 消防车，经四个小时的扑救，大火才被扑灭。这次火灾除消防队员和群众奋力抢救出部分商 品外，百货大楼三层楼房一幢及余下商品全部烧毁。时值开门营业不久，顾客不多，加之疏 散及时，幸未造成人员伤亡。但此次火灾已造成直接经济损失792万余元。
目的式导语
将发文目的明确阐述出来作为导语。例如：
为认真贯彻落实《国务院批转林业部关于进一步加强森林防火工作报告的通知》(国发〔19 ××〕42号)切实做好我市防火工作，保护和发展森林资源，更好地为改革开放和经济建设 服务，结合我市实际情况，就进一步加强森林防火工作提出以几点意见：
报告导语的写法不止以上四种，运用时可以举一反三，融会贯通，灵活处理。
2.报告主体
报告的主体也有多种写法，下面择要介绍几种常见形态。
总结式写法
这种写法主要用于工作报告。主体部分的内容，以成绩、做法、经验、体会、打算、安排为主，在叙述基本情况的同时，有所分析、归纳，找出规律性认识，类似于工作总结。
总结式写法最需要注意的是结构的设计安排。按照总结出来的几条规律性认识来组织材料、安排层次，是最常用的结构方式。例如2000年3月5日在第九届全国人民代表大会第三次会议上朱?基总理所作的政府工作报告，全文分为十个部分，分别是：一、1999年国内工作回顾;二、坚持实行扩大内需的方针;三、大力推进经济结构的战略性调整;四、继续推进改革，全面加强管理;五、加快科技、教育发展，加强精神文明建设;六、进一步扩大对外开放;七、搞好社会保障体系建设，维护社会稳定;八、从严治政，加强政府自身建设;九、促进祖国和平统一大业;十、关于外交工作。
“情况——原因——教训——措施”四步写法
这种结构多用于情况报告。先将情况叙述清楚，然后分析情况产生的原因，接着总结经验教训，最后提出下一步的行动措施。例如《××省商业厅关于××市百货大楼重大火灾事故的报告》，采用的就是这样的写法。
指导式写法
这种结构多用于建议报告。希望上级部门采纳建议，批转给有关部门执行、实施，是建议报告的基本写作目的。为此，建议要针对某项工作提出系统完整地方法、措施和要求，对工作实行全面的指导。形式上采用分条列项的方法逐层表达。例如《××省计划生育委员会关于进一步加强厂矿企事业单位计划生育工作的报告》，针对计划生育问题向省人民政府提出了四条建议：一、加强组织领导;二、明确职责;三、提高干部素质;四、落实经费。
3.报告结语
报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语收结全文。模式化的写法大致是：“特此报告”;“以上报告，请审阅”;“以上报告如无不妥，请批转执行”等等。
呈请性公文的请示及范例
一、请示的含义和应用范围
(一)请示的含义
请示是党政机关都广泛应用的一种上行公文。
2001年国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》第九条第九款规定：请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
(二)请示的应用范围
请示作为报请性的上行文，应用范围十分广泛。大致可归纳为以下几个方面：
下级机关遇到新情况、新问题，因无章可循而没有对策或没有把握，需要上级机关给以指示的时候，要用请示;
下级机关在处理较为重要的事件和问题时，因涉及有关方针政策必须慎重对待，需要报请上级机关批准时，要用请示;
下级机关在工作中遇到问题，虽然有解决的办法，但由于职权、条件的限制，没有权力或没有能力实施这些办法，需要上级帮助解决的时候，要用请示;
下级机关对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解答时，要用请示;
下级机关之间在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决时，需要请示。
二、请示的特点 、类型
(一)期复性
在公文体系中，请示是为数不多的双向对应文体之一，与它相对应的文体是批复。下级有一份请示报上去，上级就会有一份批复发下来。不管上级是不是同意下级的请示事项，都必须给请示单位一个回复。因此可以说，写请示最直接的目的就是得到批复。而且，下级机关都是在遇到比较重要的情况和问题需要解决时，才会及时向上级机关请示，急切地期待回复是请示者的必然心态。我们把这一特点称为“期复性”。
尽管请示者都有急于得到答复的心理，但是，也必须遵循行文规则，一般不得越级请示。特殊情况确实需要越级请示的，如经多次请示上级机关而长期未能解决问题，可以越级请示，但必须同时抄报给被越过的直接上级机关。
(二)单一性
跟其它上行文相比，请示更要强调遵循“一事一报”的原则。在一份请示中，只能就一项工作或一种情况、一个问题作出请示，不得在一份公文中就若干事项请求指示和批准。如果确有若干事项都需要同时向同一上级机关请示，可以同时写出若干份请示，它们各自都是一份独立的文件，有不同的发文字号和标题。而上级机关则会分别对不同的请示作出不同的批复 。
(三)针对性
请示的行文，有很强的针对性。必须针对本机关没有对策、没有把握或没有能力解决的重要事件和问题，才能运用请示。不得动辙就向上级请示，那样看起来像是尊重上级，实际上却是把矛盾交给上级，而自己躲避责任的表现。
(四)时效性
请示所涉及的情况和问题，都有一定的迫切性，应该及时写作、及时发出，如有延误，就有可能耽误解决的时机。相应地，上级机关在处理下级的请示时，也会注意到时效性问题，对请示作出及时的批复。
三、请示的分类
按照国务院办公厅《公文处理办法》和中央办公厅《公文处理条例》的规定，请示有两种在内容、性质、行文目的方面不尽相同的类型，一种是请求指示的请示，一种是请求批准的请示。
(一)请求指示的请示
请求指示的请示运用于以下三种情况：
遇到新情况、新问题，在有关的方针、政策、规章以及上级的指示中，都找不到相应的处理依据，无章可循，因而没有对策，需要上级机关给以指示。
对有关方针、政策和上级机关发布的规定、指示有疑问，需要上级机关给予解释和说明。
与友邻机关或协作单位在较重要的问题上出现意见分歧，需要上级机关裁决。
(二)请求批准的请示
请求批准的请示又可分为以下三种：
1.请求批准有关规定、方案、规划
依据有关规章和管理权限，下级机关制定的某些规定、方案、规划等，需要经过上级部门的批准才能发布实行。如本部门长期实行的法规，在制定出来后须经上级批准;由于本单位的特殊情况，难以执行上级的统一规定，需要进行变通处理，须提出变通方案报上级批准;设立新的机构，也要将设想或方案报上级批准;重要的工作计划、规划，也要报请上级部门批准。
2.请求审批某些项目、指标
在工作中遇到人、财、物方面的困难，自己无法解决，可提出解决的方案请上级机关审核批准，在人、财、物方面给予相应的调配。如请求审批基建项目，请求审批购进设备物资，请求增加人员编制等。
3.请求批转有关办法、措施
某职能部门在自己的职权范围内制定了相关的办法和措施，却不能直接要求平级机关和不相隶属机关照办，可用请示的方式要求上级机关批转给有关部门执行。如绿化部门制定的保护花草和绿地的办法，由于职权的限制不可能自己直接出面要求有关部门都执行这一办法，就可以将这些办法和措施通过请示提交给上级，要求上级机关批转给所有相关部门施行。
四、请示的写法
(一)标题
请示的标题可以由发文机关、事由、文种构成，如《××省人民政府关于增拨防汛抢险救灾用油的请示》。也可以由事由和文种构成，如《关于成立老干部办公室的请示》。
(二)主送机关
请示的主送机关就是负责受理和答复请示的机关。请示在确定主送机关时，要注意以下三点 ：
1.主送机关只能有一个
国务院办公厅规定：请示“一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送的形式。”中央办公厅也规定：“向上级机关行文，应当主送一个上级机关”，“受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复其请示事项。”请示如果多头行文，很可能得不到任何机关的批复。
2.只能主送上级机关，不能送领导者个人
请示主送的是上级机关，不能是某领导者个人。对此，国务院办公厅的规定是：“除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报道‘请示’”。中央办公厅的规定是：“不应直接送 领导者个人。”
3.不得越级
国务院办公厅规定：“一般不得越级请示和报告。中央办公厅规定：“党委各部门应当向本级党委请示问题。未经 本级党委同意或授权，不得越过本级党委向上级党委主管部门请示重大问题。”
(三)正文
请示的正文由开头、主体、结语三部分构成。
1.开头
开头主要表述请示的缘由，是上级机关批复的主要依据。一般而言，这部分要写明所遇到的新情况、新问题，或自身没有能力解决的困难，要写得充分、恰当、具体。如《××市××局关于成立老干部办公室的请示》的开头：
随着干部制度的改革和时间的推移，我局离退休干部日益增多，截止目前已达65人。由于没有专门的管理服务机构和工作人员，致使这些老同志的政治学习和生活福利得不到应有的组织和照顾，一些实际困难得不到妥善解决。为了使离退休老同志老有所为、老有所养、老有所依，充分发挥余热，根据上级有关部门的规定和离退休老同志的迫切要求，我们拟成立老干部办公室。现将成立老干部办公室的几个问题，请示如下：
如果请示仅仅是为了履行一下规定的程序，开头可以写得简略一些。如《****××局纪律检查委员会关于给×××同志警告处分的请示》的开头： 为保证党的队伍纯洁，我委于五月份在机关党员中开展了党纪自查与互查活动。在互查活动 中，发现行政科×××同志贪污公款903元。现就给×××同志警告处分事宜请示如下：
内容简略、篇段合一的请示，开头也可以是表达行文目的和意义的一两句话，不独立成段。
2.主体
主体是表明请示事项的部分，也是请示最核心、最重要的部分。请求指示的请示，主体要写明想在哪些具体问题、哪些方面得到指示。请求批准的请示，要把要求批准的事项分条列款一一写明。如果在请求批准的同时还需要人、财、物等方面的支持和帮助，更需要把编制、数量、途径等表达清楚、准确，以便上级及时批准。如上述《××市××局关于成立老干部办公室的请示》一文的主体部分：
一、老干部办公室的主要职责是做好离退休干部的管理服务工作。具体任务是：
(一)组织离退休干部学习党的方针政策，使他们了解党和政府的大事，了解新形势， 跟上新形势。
(二)定期召开离退休干部座谈会，交流思想。
(三)开展身体力行、丰富多彩的文体活动，增进离退休干部的身心健康。
二、老干部办公室的编制及干部调配等问题，具体意见如下：
(一)老干部办公室直属我局领导，拟设处级建制。
(二)该办公室拟设行政编制五名，其中主任(正处级)一名，副主任(副处级)一名。编 制由局内调配解决。办公室经费由局行政经费中调剂解决。
如果请示内容十分复杂，可以在条款之上分列若干小标题，每一小标题下再分条列款。
3.结语
请示的结语比较简单，在主体之后，另起一段，按程式化语言写明期复请求即可。期复请求用语常见的有“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”，“以 上请示如无不妥，请批转有关部门执行”等等。
【 范 文 】
关于1992年在全国范围内开展国有资产产权登记工作的请示
国务院：
根据《国务院关于加强国有资产管理工作的通知》(国发〔1990〕38号)中有关对国有资产进行产权登记(以下简称产权登记)的精神，我们于1990年12月发布了《国有资产产权登记管理办法(试行)》，要求各地、各部门结合实际情况组织试点。目前已有18个省、自治区、直辖市和部分国家机关开展了产权登记工作。从试点情况看，开展产权登记，对加强国有资产管理，防止国有资产流失，推动企业所有权和经营权适当分离的改革，都起到了积极作用。鉴于以上情况，我们建议，1992年可在全国范围内开展产权登记工作。为此，提出以下意见：
一、提高认识，加强领导。进行产权登记，是保卫国有资产的重要措施，是实施国有资产所有权管理的一项基础工作。国有资产管理部门代表国家依法对全民所有的资产进行登记，是依法确认企业和单位占有、使用国有资产的法律行为。开展产权登记工作，对加强企业和单位的产权管理，深化经济体制改革将起到积极的重要作用。
二、产权登记的目的。这次产权登记，重点是解决企业、单位普遍存在的产权归属不清、定性不准、帐实不符、国有资产流失等问题。同时，为全国开展清产核资工作进行前期准备。
三、产权登记的范围。凡占用国有资产的企业和实行企业化管理的事业单位，都必须办理产权登记。产权登记分为开办产权登记、变动产权登记、注销产权登记。今后，产权登记将纳入经常性的产权管理工作，由各级国有资产管理部门按企业、单位的财务隶属关系组织实施 。
四、目前，国有资产局正会同有关部门制定《国有资产产权登记管理试行办法》。进行产权登记时，要严格按照国家统一规定执行，执行中的有关问题，由国有资产局负责制定具体办法。
以上请示如无不妥，请批转各地区、各部门执行。
国家国有资产管理局
财政部
国家工商行政管理局
一九九二年一月二十七日
批示性公文的通知及范例
一、通知的含义、特点和类型
(一)通知的含义
通知是运用最为广泛的下行文，行政公文和党的机关公文都把它列为主要文种。
《国家行政机关公文处理办法》对通知所下的定义为：
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
《中国******机关公文处理条例》给通知的定义是：
用于发布党内法规、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或者周知的事项。
(二)通知的特点
1.功能的多样性
在下行文中，通知的功能是最为丰富的。它可以用来布置工作、传达指示、晓谕事项、发布规章、批转和转发文件、任免干部等等，总之，下行文的主要功能，它几乎都具备。
但通知在下行文中的规格，要低于命令、决议、决定、指示等文体。用它发布的规章，多是基层的，或是局部性的、非要害性的;用它布置工作、传达指示的时候，文种的级别和行文的郑重程度，明显不如决定、指示。
2.运用的广泛性
通知的发文机关，几乎不受级别的限制。大到国家级的党政机关，小到基层的企事业单位，都可以发布通知。
通知的受文对象也比较广泛。在基层工作岗位上的干部和职工，接触最多的上级公文就是通知。而且通知虽然从整体上看是下行文，但部分通知(如晓谕事项的通知)也可以发往不相隶属机关。
3.一定的指导性
通知这一文体名称，从字面上看不显示指导的姿态，但事实上，多数通知都具有一定程度的指导性。用通知来发布规章、布置工作、传达指示、转发文件，都在实现着通知的指导功能，受文单位对通知的内容要认真学习，并在规定时间内完成通知布置的任务。
个别晓谕性的通知，特别是通知作为平行文发布的时候，可以没有指导性或只有微弱的指导性。
4.较强的时效性
通知是一种制发比较快捷、运用比较灵便的公文文种，它所办理的事项，都有比较明确的时间限制，受文机关要在规定的时间内办理完成，不得拖延。
二、通知的分类
(一)发布指示的通知
这类通知用来发布指示、布置工作。凡是需对某一事项进行处理、对某问题作出指示，又不适合用命令、决定、指示的形式行文的时候，均可用通知的形式进行办理。例如《国务院办公厅关于进一步做好治理开发农村“四荒”资源工作的通知》(国办发〔1999〕102号);《国家税务总局关于实施对设在中西部地区的外商投资企业给予三年减按15%税率征收企业所得税的优惠的通知》(国税发〔1999〕172号);劳动和社会保障部、国家经贸委、财政部《关于清理收回企业欠缴社会保险费有关问题的通知》(劳社部发〔1999〕36号)。
这类通知跟指示、意见的写法比较接近。
(二)颁发规章的通知
除重要的法律性文件用命令颁布之外，多数法规和规章性文件，如条例、规定、办法、细则、实施方案等，都适合用通知颁发。如国防科工委《关于印发〈武器装备科研生产许可证管理暂行办法〉的通知》(科工法字〔1999〕215号)、人事部《关于印发〈人事争议处理办案规则〉和〈人事争议仲裁员管理办法〉的通知》(人发〔1999〕99号)。
这类通知的正文通常十分简短，如国土资源部等五部门联合发布的《关于颁布〈矿产资源储量评审认定办法〉的通知》的正文：
为维护矿产资源国家所有权益，加强矿产资源储量管理，确保矿产资源储量合理可靠，根据《矿产资源法》，制定了《矿产资源储量评审认定办法》，现予发布。
全文由目的、根据、发布对象、发布决定组成。有时还可以更简短，如《国务院中央军委关于印发〈中国人民解放军士官退出现役安置暂行办法〉的通知》的正文：
现将《中国人民解放军士官退出现役安置暂行办法》印发给你们，请遵照执行。
由发布对象、发布决定、执行要求组成。
这类通知是复合体公文，被发布的规章全文附在通知之后，但不作为附件处理，而是正件的组成部分。
(三)批转、转发文件的通知
将某一下级机关报来的文件(主要是建议性报告或工作报告)转发给有关下级机关，叫做“ 批转”。将上级机关发下来的文件，或不相隶属机关发来的文件(主要是指示、意见、通知等)转发给下级机关，叫做“转发”。
批转、转发文件的通知的正文有时十分简短，如《国务院办公厅转发国家经贸委等部门关于清理整顿小炼油厂和规范原油成品油流通秩序意见的通知》的正文：
国家经贸委等部门《关于清理整顿小炼油厂和规范原油成品油流通秩序的意见》已经国务院同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。
主要由转发对象、转发决定、执行要求组成。但这类通知的正文并不总是这样简短，如《国务院关于批转全国物价大检查总结报告的通知》一文，在批转对象和批转决定表述完毕之后，还对时代背景、现实状况、性质意义、原则要求、基本任务等进行了进行了说明和论述。
(四)晓谕性通知
这类通知一般只有告知性，没有指导性。其用途较广泛，机构、人事调整，启用、作废公章，机构名称变更，机关隶属关系变更，迁移办公地址，安排假期等，都可使用这种通知。如《中华人民共和国国务院公报》2000年第6号就刊登有三则这类通知，一则是《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称的通知》，另一则是国务院办公厅关于成立国家信息化工作领导小组的通知。稍前的2000年第1号，刊登的有国务院办公厅《关于12月20日放假的通知》。
(五)任免通知
任免领导干部的职务，根据职务的重要程度的不同，可分别采用不同的文种，最高可用任免令，其次可以用决定，再次用通知，最低用公布任免名单的方式。由此可见，任免基层干部时。通常用通知。
任免通知，只需写明什么会议决定，任命什么人担任什么职务，免去什么人的什么职务即可，不必说明原因。
(六)会议通知
这是一种常见的通知，既可用于下行，也可用于平行。一般包括如下内容：
召开会议的时间、地点以及会议的名称;
会议的中心议题和主要程序;
对与会人员身份的要求;
对与会人员会前准备工作的要求;
报到时间、地点及联络人;
其他需要事先说明的事项。
三、通知的写法
由于通知的功能多，种类多，写法彼此有较大的区别，我们在分类时已经有意识地对各种不同通知的写法作了一些介绍，这里只能概括介绍一些通知写作的基本方法。
(一)通知标题和主送机关
1.通知的标题
通知的标题一般采用公文标题的常规写法，由发文机关+主要内容+文种组成。如《****中央办公厅、国务院办公厅关于严禁用公费变相出国(境)旅游的通知》。
也可以省略发文机关，由主要内容+文种组成标题。如《关于印发〈规范国有土地租赁若干意见〉的通知》(国土资发〔1999〕222号)。
发布规章的通知，所发布的规章名称要出现在标题的主要内容部分，并使用书名号。
批转和转发文件的公文，所转发的文件内容要出现在标题中，但不一定使用书名号。如《国务院办公厅转发教育部等部门关于进一步加快高等学校后勤社会化改革意见的通知》。
2.通知的主送机关
通知的发文对象比较广泛，因此，主送机关较多，要注意主送机关排列的规范性。如人事部《关于解除国家公务员行政处分有关问题的通知》的主送机关：
各省、自治区、直辖市人事(人事劳动)厅(局)、监察厅(局);国务院各部委、各直属机构人事(干部)部门、监察局(室)：
由于级别、各称不同，主送机关的称法和排列非常复杂，这个序列显然是经过深思熟虑后确定下来的。
(二)通知的正文
1.通知缘由
发布指示、安排工作的通知，这部分的写法跟决定、指示很接近，主要用来表述有关背景、根据、目的、意义等。
晓谕性的通知，也可参照上述写法。如《国务院关于更改新华通讯社香港分社、澳门分社名称问题的通知》，采用了根据与目的相结合的开头方式;《国务院办公厅关于成立国家信息工作领导小组的通知》，采用的是以“为了”领起的“目的式”开头方式。
批转、转发文件的通知，根据情况，可以在开头表述通知缘由，但多数以直接表达转发对象和转发决定为开头，无需说明缘由。
发布规章的通知，多数情况下篇段合一，无明显的开头部分，一般也不交代缘由。
2.通知事项
这是通知的主体部分，所发布的指示、安排的工作、提出的方法、措施和步骤等，都在这一部分中有条理地组织表达。内容复杂的需要分条列款。
晓谕性通知，有时需要列出新成立的组织的成员名单，以及改变名称或隶属关系之后职权的变动等。
3.执行要求
发布指示、安排工作的通知，可以在结尾处提出贯彻执行的有关要求。如无必要，可以没有这一部分。
其它篇幅短小的通知，一般不需有专门的结尾部分。
批示性公文的决议及范例
一、决议的含义、特点和类型
(一)决议的含义
决议在党的机关公文中排列首位，是一种重要的下行文。中央办公厅对决议的功能给以如下表述：
用于经会议讨论通过的重要决策事项。
在1993年之前，行政公文中也有决议这种文体，国务院办公厅对其功能的表述是用于“经会议讨论通过并要求贯彻执行的事项”。1993年《国家行政机关公文处理办法》进行修订时，删去了这一文种。鉴于此，我们在这里介绍的决议，只是指党的机关公文的一个文种。
(二)决议的特点
1.决策性
决议是针对重大问题和重大事项所做出的决策，一经形成，就会在较大范围内对党内的工作和生活造成重大影响。例如“文革”结束后不久中央发布的《关于建国以来党的若干历史问题的决议》，就是对“文革”、对毛泽东同志的功过进行评价的重大政策性文件，对统一党内思想起了十分突出的作用。
2.权威性
决议作为党的领导机关用于重要决策事项的公文，是在党的高级领导机构的会议上研究、讨论后形成的，代表着发文机关的意志，一经发布，其下属党组织和党员必须严格遵守，认真落实，不得违背，具有很强的权威性。
3.严格的程序性
决议必须经会议讨论，并经表决通过之后才能形成，有严格的程序性。
(三)决议的基本类型
根据决议涉及内容范围的不同，可分为三大类型：
1.批准某事项或通过某文件的决议
这类决议涉及的内容比较具体，一般用于批准某项报告或文件。如《中国******第十四次全国代表大会关于〈中国******章程〉(修正案)的决议》、《中国******第十四次代表大会关于十三届中央委员会报告的决议》等。
2.安排某项工作的决议
对于重要的、长期的工作，可采用决议的形式进行布置安排，如《****四川省委关于认真学习、坚决贯彻〈****中央关于加强党同人民群众联系的决定〉的决议》等。
3.涉及原则问题的决议
这类决议涉及的内容是原则性的、非事件性的，影响范围更大，影响时间更为久远。如《关于建国以来党的若干历史问题的决议》、《****中央关于加强社会主义精神文明建设若干问题的决议》等。
二、决议的写法
(一)标题和成文日期
1.标题
决议的标题有三种写法。
第一种是由发文机关、主要内容、文种组成，如《****四川省委关于认真学习、坚决贯彻〈****中央关于加强党同人民群众联系的决定〉的决议》。
第二种是由会议名称、主要内容、文种组成，如《中国******第十一届中央委员会第五次全体会议关于为刘少奇同志平反的决议》。
第三种是省略发文机关，由主要内容和文种组成。如《关于确认十一届三中、四中全会增补中央委员的决定的决议》。
2.成文日期
决议的成文日期，不像一般公文那样标写在公文正文之后，而是加括号标写于标题之下居中位置。具体写法有两种情况：
如果公文标题中已包括会议名称，括号内只需写明“×年×月×日通过”即可。
如果公文标题中没有会议名称，括号内要写明“××委员会第×次会议×年×月×日通过” 。
(二)正文
1.开头部分
决议的开头部分写决议的根据，一般要写明会议听取了什么、学习讨论了什么、审议了什么 、批准或通过了什么，自何时生效等。如：
中国******第十四次全国代表大会通过十三届中央委员会提出的《中国******章程》(修正案)，决定自通过之日起，经修正后的《中国******章程》即行生效。
以上各项要根据会议的内容而定，不必面面俱到。
2.主体部分
这部分的内容比较复杂，写法也比较灵活多样。
如果是批准事项或通过文件的决议，相对比较简单，这部分多是强调意义，提出号召和要求 。
如果是安排工作的决议，要写明工作的内容、措施、要求。内容复杂时，要明确分出层次并列出各层次的小标题，或者分条撰写。
如果是阐述原则问题的决议，主体部分要有较多的议论，多采用夹叙夹议的写法，把道理说深说透。所谓“夹叙夹议”，就是用概括叙述的方式介绍情况、提供事实，用议论的方式做公正的评价和精辟的论述。
3.结尾部分
这部分可有可无。有时主体结束，全文也就自然结束了，不必再专门撰写结尾。有时需要写一个结尾，多以希望、号召收结全文。
批示性公文的决定及范例
一、决定的含义、特点和类型
(一)决定的含义
决定是党政机关公文****有的文种。
《国家行政机关公文处理办法》对决定的功能作如下阐述：
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
《中国******机关公文处理条例》对决定功能的阐述是：
用于对重要事项做出决策和安排。
决定和决议是近似文种，尤其这两种文体在党的机关公文中并存，在写作实践中，一定要区分二者的不同。这些不同大致表现在四个方面：
内容有所不同。决议涉及的内容原则性、理论性较强，而决定涉及的内容相对比较具体，实践性更强一些。
形成程序有所不同。按规定，决议的形成必须经过会议讨论通过;而决定，虽然有时也要经过会议讨论通过，但没有规定必须如此。
表达方式有所不同。决议的一个突出特点在于“议”，所以较多使用议论;决定则较多用 来布置工作、提出要求，不一定要展开充分的议论。
成文日期标写有所不同。决议的成文日期，用括号标写在标题下方，有时还要包括会议名称;决定可以这样标写(如党的机关公文对决定就要求这样标写)，也可以像一般公文一样，将成文日期标写在正文之后(这种情况行政公文比较多见)。
(二)决定的特点
1.权威性
决定虽然没有命令那样浓的强制色彩，但也是一种权威性很强的下行文。决定是上级机关针对重要事项和重大行动，经重要会议或领导班子研究通过后，对所辖范围内的工作所做的安排。决定一经发布，就对受文单位具有很强的约束力，必须遵照执行。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》，就要求：
各省、自治区、直辖市人民政府和国务院各部门要根据全国依法行政工作会议精神和本决定的要求，结合本地方、本部门的实际，全面、深入、扎实地推进依法行政进程，保证改革开放和社会主义现代化建设健康、顺利发展。各地方、各部门要将贯彻实施全国依法行政工作会议精神和本决定的情况于今年12月31日前送国务院法制办公室，由国务院法制办公室汇总后向国务院报告。
——《中华人民共和国国务院公报》，2000年第1号
从内容到口气，都坚定确凿，不容置疑，体现了决定的权威性特点。
2.指挥性
决定在对重要事项进行决策时，同时也提出工作任务、具体措施和实施方案，要求受文单位依照执行。如《国务院关于成立国务院西部地区开发领导小组的决定》中对西部开发领导小组办公室主要职责做了如下安排：
研究提出西部地区开发战略、发展计划、重大问题和有关政策、法规的建议，推进西部地区持续快速健康发展;研究提出西部地区农村经济发展、重点基础设施建设、生态环境保护和建设、结构调整、资源开发以及重大项目布局的建议，组织和协调退耕还林(草)规划的实施和落实;研究提出西部地区深化改革、扩大开放和引进国内外资金、技术、人才的政策建议，协调经济开发和科教文化事业的全面发展;承办领导小组交办的其他事项。
——《中华人民共和国国务院公报》，2000年第6号
决定通过原则、任务、措施、方案的确定和安排，指挥下属单位统一思想、统一行动，从而保证工作的顺利开展，并取得预期效果。
3.全局性
决定一般不是向某一个具体单位发出的，行文对象有一定的普遍性。这是由于决定所涉及的事项和解决的问题，都有全局性的意义。类似依法行政、西部开发，都是事关全局的重要问题。即使有时涉及的事件比较具体，其意义也必然是全局性的。如《****中央关于接收宋庆龄同志为中国******正式党员的决定》，就不能简单地看作接受一个人入党的具体事务性文件，它表达了党中央对宋庆龄一生的评价，也传达了中央的统战政策和组织路线，在宣传党的路线、政策方面，有着相当普遍的意义。
二、决定的分类
(一)法规政策性决定
关于建立、修改某项法规的决定，关于贯彻、落实某一法律的决定，关于对某一领域犯罪行为进行专项打击的决定，都属于法规政策性决定。如《全国人民代表大会常务委员会关于修改〈中华人民共和国大气污染防治法〉的决定》、《全国人大常委会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定》、《关于惩治虚开、伪造和非法出售增值税专用发票犯罪的决定》等。
(二)重要事项和重大行动的决定
对重要事项或事关全局的重大行动做出的决定，具有决策的性质。一般要阐述基本原则，提出工作任务、方案、措施、要求。如《国务院关于全面推进依法行政的决定》、《国务院关于成立国务院西部开发领导小组的决定》、《****中央关于加强党同人民群众联系的决定》、《****中央关于恢复沈雁冰同志党籍的决定》等。
(三)奖惩性决定
决定也可以对一些事迹突出、有典型意义的先进个人或集体进行表彰，或者对一些影响较大、群众关心的事故、错误进行处理。前者如《国务院关于授予赵春娥、罗健夫、蒋筑英全国劳动模范称号的决定》、《****沈阳市委、沈阳市人民政府关于表彰沈阳黎明服装集团公司的决定》等。后者如《国务院关于处理“渤海二号”事故的决定》、《国务院关于大兴安岭特大森林火灾事故的处理决定》等。
奖惩性决定跟用于奖惩的命令和通报作用接近，但层次规格不同。决定从规格上看低于命令，但高于通报。一般性的奖惩或者基层单位的奖惩活动，用通报即可。
用于奖惩的这三种文体，在写法上也比较接近。
三、决定的写法
(一)标题
决定的标题一般采取公文标题的常规模式，即发文机关+主要内容+文种的写法，如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》。标题中有时可在主要内容部分加书名号，如《全国人民代表大会常务委员会关于批准〈中华人民共和国、俄罗斯联邦和哈萨克斯坦共和国关于确定三国国界交界点的协定〉的决定》，但标题中不得使用其它标点符号。
(二)正文
正文采用公文常用的结构基本型，由开头、主体、结尾三部分组成。
开头写一般是写发布决定的背景、根据、目的、意义。如《国务院关于进一步加强产品质量工作若干问题的决定》的开头：
为认真贯彻落实党的十五大精神和十五届四中全会通过的《****中央关于国有企业改革和发展若干重大问题的决定》，全面实施《中华人民共和国产品质量法》和《质量振兴纲要(1996年-2010年)》，提高我国产品质量总体水平，促进国民经济持续快速健康发展，现就进一步加强产品质量工作若干问题作如下决定：
如果是批准某一文件的决定，则写明批准对象的名称。
如果是表彰、惩戒性的决定，开头部分则要叙述基本事实，也就是先进事迹或事故情况，篇幅要比一般决定长一些。这实际上也属于行文的根据，跟公文结构的基本型仍是一致的。
主体写决定事项。
用于指挥工作的决定，这部分要提出工作任务、措施、方案、要求等，内容复杂时要用小标题或条款显示出层次来。
用于批准事项的决定，这部分要表达批准意见，如有必要，还可对批准此事项的根据和意义予以阐述。
用于表彰或惩戒的决定，这部分要写明表彰决定和项目，或处分决定、处罚方法。
结尾比较简单，主要用来写执行要求或希望号召。
晓谕性公文的公报及范例
一、公报的含义和特点
(一)公报的含义
公报是党的机关公文中的一个主要文种，《中国******机关公文处理条例》为其所下的定义是：
用于公开发布重要决定或者重大事件。
行政公文的主要文种中没有提到公报，但公报作为行政公文出现的情况却并不鲜见。
公报作为党的机关公文出现时，主要是党的中央机关用于发布重要决策。例如，《中国******第十一届中央委员会第三次全体会议公报》，向全社会宣布了全党全国的工作重点将转移到以经济建设为中心的社会主义现代化建设上来。这一决策产生了极其深远的影响，直到现在，人们在谈到改革开放时，还频繁地使用“三中全会以来”的说法。还有，《中国******第十四届中央委员会第三次全体会议公报》，公开宣布了中央关于建设社会主义市场经济若干问题的决定，这是实践邓小平“建设有中国特色社会主义”理论的重要一步，对于当代中国也是具有里程牌意义的一个文件。
公报作为行政公文使用时，主要是国家和政府用以通报外国元首或政府首脑来访时的情况以及双方形成的共识。例如《******主席与叶利钦总统非正式会晤联合新闻公报》(1999年12月10日发布)、《中华人民共和国政府与捷克共和国政府联合公报》(1999年12月18日发布 )。
(二)公报的特点
1.重要性
公报的发布机关级别很高，或者是以中央的名义，或者是以国家的名义，或者是以中央政府的名义。公报所涉及的内容，应是党内外、国内外普遍关心和瞩目的重大事件或重要决定。
2.公开性
公报是公诸于众的文件，无需保密，一般也没有主送机关、抄送机关，而是普告天下，一体周知。
3.新闻性
公报的内容都是新近发生的事件或新近作出的决定，属于人民群众关心、应知而未知的事项，要求制作和发布迅速、及时，因此又具有新闻性特点。
二、公报的分类和写法
(一)会议公报
会议公报是党的重要会议就会议情况或重要决定事项公开发布的公报，其内容必须是经会议讨论通过并决定公开发布的。
会议公报的标题由会议名称+文种名称组成，如《中国******第十四届中央委员会第二次会议公报》。
会议公报的正文的写法大致如下：
开头部分，写明会议基本情况。包括会议的时间、地点、出席人员、主持人等。例如《中国******第十四届中央委员会第二次全体会议公报》开头由两个自然段组成。第一段说：“中国******第十四届中央委员会第二次全体会议，于1993年3月5日至7日在北京举行。”第二段的内容是：“出席这次全会的有，中央委员184人，中央候补委员125人。有关负责同志49人列席了会议。中央政治局主持会议，中央委员会总书记******同志作了重要讲话。”基本情况包括时间、地点、人物、事件等叙述要素，要写得简明扼要、清楚明白。
主体部分，介绍会议议定情况和主要精神。仍以十四届二中全会公报为例：第三自然段写明“全会审议通过了《关于调整‘八五’计划若干指标的建议》;审议通过了《关于党政机构改革的方案》。”这是会议的议定事项。下面概括阐述了会议主要精神，主要包括：加快改革开放和现代化建设的指导思想要坚定不移;党政机构改革必须抓紧进行;加强廉政建设大力改进领导方法和工作作风等。这部分内容的表达要注意层次分明。
结尾部分，提出号召、希望和要求等等。例如上文的结尾：“全会号召，全党同志和全国各族人民要在邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线的指引下，更紧密地团结在以******同志为核心的党中央周围，抓住时机，深化改革，扩大开放，集中力量把经济搞上去，为全面完成党的十四大确定的各项任务而继续努力奋斗。”1993年3月8日 《人民日报》。
(二)新闻公报
这是以新闻的形式将重大事件向党内外、国内外公布的文件。其写法与新闻的主要文体消息有些类似。开头部分概括叙述最核心、最重要的新闻事实，接近消息的“导语”部分。接着具体地写明事件的过程以及与此有关的立场、态度、做法、评价等，可以按时间顺序和逻辑顺序来安排层次，类似消息的主体。最后的结语部分也类似消息的结尾，根据情况可写可不写。
例如《中华人民共和国和斐济群岛共和国新闻公报》，开头部分写了应中国总理朱?基的邀请，斐济总理马亨德拉·乔杜里于1999年12月13日至20日对中国进行了正式访问。访问期间，******主席会见了乔杜里，朱?基总理与乔杜里总理举行了正式会谈。双方签署了《中华人民共和国政府与斐济群岛共和国政府关于经济技术合作的协定》等文件。主体部分，以“ 双方表示”、“双方认为”、“双方重申”等词语领起，分别从五个方面阐述了双方的共识 。《中华人民共和国国务院公报》2000年第6号。
(三)联合公报
这是政党之间、国家之间、政府之间就某些重大事项或问题经过会谈、协商取得一致意见或达成谅解后，双方联合签署发布的文件。这类公报中有一些双方认可、联合签署的条文，比一般的新闻公报有更多的务实性内容。但联合公报和新闻公报之间的界限是很模糊的，有时甚至还可以合为一体。例如《中华人民共和国和印度尼西亚共和国联合新闻公报》 《中华人民共和国国务院公报》2000年第3号。、《******主席与叶利钦总统非正式 会晤联合新闻公报》。《中华人民共和国国务院公报》2000年第4号。
联合公报也是分为三大部分撰写。
开头部分写基本情况，包括时间、地点、人物、事件等。
主体部分写双方议定的事项，必要时可分条列项撰写。
结尾部分，可补充意义、交代会议气氛或双方对会谈的肯定态度，以及受邀回访的意向等。 也可不单独写结尾部分。
晓谕性公文的通报及范例
一、通报的含义和特点
(一)通报的含义
通报是党政机关公文体系共有的一种主要公文体裁。
《国家行政机关公文处理办法》为通报功能所下的定义是：
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
《中国******机关公文处理条例》为通报功能下的定义是：
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、沟通重要情况。
(二)通报的特点
1.题材的典型性
通报的题材，不论是表彰性的、批评性的，还是通报情况的，都要求有典型意义。典型就是既有普遍性、代表性，又有个性和新鲜感的事实。只有普遍性没有个性的题材，不能给读者以深刻印象;只有个性没有普遍意义的题材，缺乏广泛的指导价值。通报的题材，要做到个性与共性的统一。
2.思想的引导性
通报的内容，不论是肯定性的，还是否定性的，其价值都并不仅仅在于宣布对事件的处理结果，而是要树立学习榜样，或者提供戒鉴，使读者能够总结经验、汲取教训，思想上受到启迪，得到教益。
3.制发的时效性
通报所涉及的事实比较具体，写作时对发生的时间、地点等要素都要进行交代。而且这些具有典型意义的事件，总是跟特定的时代背景，跟某一时期中普遍存在的问题和现象，有着紧密的联系。人们对当下发生的事实兴趣较高，对发生已久的事实缺少了解的热情。而且，发生已久的事实也必然会跟最新的现实有所偏离。因此，通报的写作和传播都应该是迅速及时的。
二、通报的类型和写法
通报的标题大多采用发文机关+主要内容+文种的常规写法。主送机关一般都比较多，以体现“通”的特点。正文的写法因类而异，下面分别进行分绍。
(一)表彰通报
用来表彰先进人物或先进集体，介绍先进事迹、推广典型经验的通报，就是表彰通报，这是从高层机关到基层单位都广泛采用的常用公文类型。
用于表彰的通报，从规格上说，当然要低于嘉奖令、表彰决定，但是，以发公文的方式对个人或集体的先进事迹进行表彰，这本身就是一个很郑重、严肃的事情，所以，从写作态度上说，不能掉以轻心。
表彰通报的正文分为四个部分。
1.介绍先进事迹
这一部分用来介绍先进人物或集体的行动及其效果，要写清时间、地点、人物、基本事件过程。表达时使用概括叙述的方式，只要将事实讲清楚即可，不能展开绘声绘色的描绘，篇幅也不可过长。例如：
随着改革开放的不断深化，我国在技术、资金、设备等方面的引进必将日益增多。因此在这项工作中，做到既能引进先进的技术设备，又能在付款方式、利率选择等方面精心考虑，为国家节约外汇，这是所有对外经济交往的部门和单位都应该十分重视的。19××年，中国技术进出口总公司与日本签订的××××厂成套设备的引进合同，是完全符合这种精神的。他们不仅在合同中规定了对我方较为有利的灵活还款条件，而且密切注视国际金融利率的变化。主动取得国家计委、财政部、外经委、治金部和中信实业银行的支持和帮助。经过与日方的艰苦谈判，终于改变了还贷方式，按当时的利率折算，可为国家节约外汇××亿日元，约合××××万美元，成绩十分显著。
如果是基层单位表彰个人先进事迹的通报，事迹还可以更具体一些，如：
2000年3月15日下午，我校文学院李继红同学路过大学路交通银行储蓄所门前时，捡到一捆人民币。李继红同学等了一个多小时不见失主前来寻找，就把钱交给了储蓄所的工作人员，经工作人员查验，为人民币10000元。当丢钱的某单位出纳员赵平复沿途寻找回到储蓄所，拿到失而复得的10000万元钱时，十分激动。他取出其中的一叠钱硬要送给李继红同学，被李继红谢绝。他又问李继红叫什么名字，李继红同学说：“我是××大学的学生”。
这段文学篇幅不长，但要素完备，事实十分清楚，体现了公文叙事的特点。
2.先进事迹的性质和意义
这部分主要采用议论的写法，但并不要求有严谨的推理，而是在概念清晰的前提下，以判断为主。也要注意文字的精炼。例如：
中技公司这种宁可少收管理费，牺牲本公司的局部利益，而保护国家整体利益的精神和积极主动、认真负责的工作态度，以及与有关部门密切协作，一致对外的全局观念，是值得提倡和表彰的。
李继红同学拾金不昧的行为，体现了当代大学生良好的精神面貌，为我校赢得了荣誉。
这部分评价性的文字，要注意措辞的分寸感和准确性，不能出现过誉或夸饰的现象。
3.表彰决定
这部分写什么会议或什么机构决定，给予表彰对象以什么项目的表彰和奖励。如：
据此，监察部、对外经济贸易部共同研究决定：对中技公司通报表彰。同时建议有关部门对此项工作中做出突出成绩的协作单位给予表彰。
如果表彰的是若干个人，或者有具体的奖励项目，可分别列出，如：
省人民政府决定：
授予金牌获得者占旭刚“浙江省劳动模范”称号，给予通报嘉奖，晋升工资二级，奖励住房 (三室一厅)一套;
给予银牌获得者吕林、曹棉英和铜牌获得者刘坚军各记大功一次，晋升工资一级;
给予占旭刚的教练陈继来记大功一次，晋升工资二级;给予曹棉英的教练周琦年、刘坚军的教练王小明各记功一次、晋升工资一级。
这部分在表达上的难度不大，要注意的主要是清晰、简练，用词精当的问题。
4.希望号召
这是表彰通报必须要有的结尾部分，用来提出希望、发出号召。例如：
在本届奥运会上，我省运动员、教练员发扬爱国主义、集体主义精神，奋力拼搏，勇攀高峰，为祖国和我省人民赢得了荣誉。省人民政府号召全省各行各业、各条战线要向体育健儿学习，在各自的岗位上为社会主义现代化建设作出贡献;希望体育战线的同志再接再励，不断进取，为发展我省体育事业再立新功。
希望号召部分表述的是发文的目的，也是全文的思想落脚点，要写得完整、得体，富有逻辑性。
(二)批评通报
批评通报是针对某一错误事实或某一有代表性的错误倾向而发布的通报，有针砭、纠正、惩戒的作用。它可以是针对某一个人所犯的错误事实而发，如《××省教育委员会关于××县××乡教育组长王××挪用教育经费私建住宅的通报》;也可以针对某一部门、单位的不良现象而发，如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》;还可以针对普遍存在的某种问题而发，如《****中央纪律检查委员会通报 (立即刹住用公款请客送礼、吃请受礼的歪风)》。
批评通报也分为四个部分。
1.错误事实或现象
如果是对个人的错误进行处理的通报，这部分要写明犯错误人的基本情况，包括姓名、所在单位、职务等，然后是对错误事实的叙述，要写得简明扼要、完整清晰。
如果是对部门、单位的不良现象进行通报，这部分将要占较大的篇幅，如《国务院关于一份国务院文件周转情况的通报》，将广东省政府用七十天时间才将国务院一份文件转发下去，而广州市政府又用了一百多天才将这份文件转发到各个区县的情况，进行了比较详细的叙述，占全文篇幅的一多半。
如果是针对普遍存在的某一问题进行通报，这部分要从不同地方、不同单位的许多同类事实中，选择出一些有代表性的进行综合叙述，如《****中央纪律检查委员会通报 (立即刹住用公款请客送礼、吃请受礼的歪风)》，综合叙述了上海、长沙若干单位请客送礼、吃请受礼的事实，列举了大量的统计数字。
2.错误性质或违害性的分析
处理单一错误事实的通报，这部分要对错误的性质、违害进行分析，一般都写得比较简短。
对综合性的不良现象或问题进行通报，这部分的分析性文字可能要复杂一些，例如下面这段文字：
用公款请客送礼、吃请受礼的歪风，是与党的艰苦奋斗、勤俭建国的优良传统和正在开展的增产节约、增收节支活动背道而驰的。它不仅大量浪费国家资财，影响经济建设，而且严重损害党和政府的声誉，败坏党风和社会风气，发展下去，势必会腐蚀和葬送一批党员干部。对此，党中央、国务院、中央纪委曾三令五申，明令禁止。但为什么这股歪风屡禁不止、反复发作以至会愈演愈烈呢?重要的原因是：一方面，我们有些党组织，特别是党员领导干部，对此认识不足，重视不够，没有看到这个问题的严重性、危害性，思想认识上没有解决问题，所以，或纠而不力，或根本没有认真纠正，因而不能根除;另一方面，是由于在这个问题上执纪不严，违纪未究，或者时紧时松，致使一些人认为这方面的规定不过是表面文章，没有什么约束力，任你三令五申、吃喝我自为之，看你可奈我何?因此，中央纪委认为，现在的问题已经不是再多说什么，而是要坚决执行党中央、国务院、中央纪委已有的规定，并对违犯者严格执纪。
对请客送礼、吃请受礼的性质和原因，分析得全面、深刻，为下文提出纠正措施打下了基础 。
3.惩罚决定或治理措施
对个人单一错误事实进行处理，要写明根据什么规定，经什么会议讨论决定，给予什么处分等。
对普遍存在的错误现象或问题，在这部分中要提出治理、纠正的方法措施。内容复杂时，这部分可以分条列项。如中央纪委关于请客送礼、吃请受礼的通报，就提出了五条严厉措施来制止这股歪风。这些方法措施，跟指示的写法相似，
4.提出希望要求
在结尾部分，发文机关要对受文单位提出希望要求，以便受文单位能够高度重视、认清性质、汲取教训、采取措施。如：
目前全国人民正在努力开创各项事业的新局面，国务院要求，作为上层建筑的各级国家机关，必须适应新的形势，认真改进工作。国务院办公厅要带头提高办事效率。……各省、市、自治区政府和国家机关各部门，都要结合机构改革，认真改变作风，改进工作方法，提高办事效率，努力开创机关工作的新局面。
如果是针对一些违纪比较严重的现象进行通报，结尾部分的措辞还可以更严厉一些，譬如提出继续违反要严惩、要登报公布等警告。
(三)情况通报
用来传达重要精神、沟通重要情况的通报是情况通报。为了让下级单位对一些重要事件或全局状况有所了解，上级机关应该适时发布这样的通报。关于党的建设、关于“三个代表”的宣传教育活动、关于工业经济效益、关于工程进展、关于资金筹集情况等等，都可以成为这种通报的主要内容。例如，1993年8月23日《人民日报》就摘要发表了国家统计局、国家计委、国家经贸委关于上半年全国工业效益情况的通报。
情况通报正文由三个部分构成。
1.缘由与目的
情况通报的开头要首先叙述基本事实，阐明发布通报的根据、目的、原因等。如：
针对我市书刊市场近来销售淫秽色情读物和非物出版活动又有回潮的情况，市文化局最近会同市工商、公安、邮电等部门对市区部分书刊摊点进行了检查，现将检查情况通报如下：
作为开头，文字不宜过长，要综合归纳、要言不繁。
2.情况与信息
主体部分主要用来叙述有关情况、传达某些信息，通常内容较多，篇幅较长，要注意梳理归类，合理安排结构。例如，《国家统计局、国家计委、国家经贸委关于上半年全国工业经济效益情况的通报》的主体部分，分为两大部分来写。第一部分通报的是上半年工业经济效益总体状况好转的主要表现，共有三条：一、产销衔接好，资金周转加快;二、利税增长快，亏损面缩小;三、工业经济效益综合指数稳步提高。第二部分通报上半年经济效益构成出现的四个新变化，一是工业经营改善成为效益提高的主要因素;二是重工业效益明显高于轻工业;三是各地工业经济效益普遍上升;四是国有工业及大中型企业综合效益水平高于非国有工业。以上各项都列举了大量统计数据。
3.希望与要求
在明确情况的基础上，对受文单位提出一些希望和要求。这部分是全文思想的归结之处，写 法因文而异，总的原则是抓住要点，切实可行，简练明白。
晓谕性公文的公告及范例
一、公告的含义、特点和类型
(一)公告的含义
公告是行政公文的主要文种之一，它和通告都属于发布范围广泛的晓谕性文种。
《国家行政机关公文处理办法》对公告的功能作了如下规定：
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
公告的用途主要体现在两个方面：
一是向国内外宣布重要事项。具体说，包括公布法律、法令、法规;公布重大国家事务活动，如国家领导人出访、任免、逝世;公布重大科技成果;公布有关重要决定等。如国家税务总局关于外籍个人储蓄存款利息所得个人所得税有关问题所发布的公告(见后附范文)。
二是向国内外宣布法定事项。法定事项，包括按照《中华人民共和国民事诉讼法》等法律规定发布的公告，以及根据法律条文向社会公布有关规定的公告。例如外交部根据《中华人民共和国澳门特别行政区基本法》第139条的规定，继续给予进入澳门的国家及地区的人员进入澳门特别行政区免办签证待遇的公告(见后附范文)。
党的机关公文中没有公告，但有与之功能相似的“公报”。
(二)公告的特点
1.发文权力的限制性
由于公告宣布的是重大事项和法定事项，发文的权力被限制在高层行政机关及其职能部门的范围之内。具体说，国家最高权力机关(人大及其常委会)，国家最高行政机关(国务院)及其所属部门，各省市、自治区、直辖市行政领导机关，某些法定机关，如税务局、海关、铁路局、人民银行、检察院、法院等，有制发公告的权力。其他地方行政机关，一般不能发布公告。党团组织、社会团体、企事业单位，不能发布公告。
2.发布范围的广泛性
公告是向“国内外”发布重要事项和法定事项的公文，其信息传达范围有时是全国，有时是全世界。譬如，我国曾以公告的形式公布中国科学院院士名单，一方面确立他们在我国科学界学术带头人地位，一方面尽力为他们争取在国际科学界的地位。这样的公告肯定会在世界科学界产生一定的影响。我国有关部门还曾在《人民日报》上刊登公告，公布中国名酒和中国优质酒的品牌、商标和生产企业，已便消费者能认清名牌。
3.题材的重大性
公告的题材，必须是能在国际国内产生一定影响的重要事项，或者依法必须向社会公布的法定事项。公告的内容庄重严肃，体现着国家权力部门的威严，既要能够将有关信息和政策公诸于众，又要考虑在国内国际可能产生的政治影响。一般性的决定、指示、通知的内容，都不能用公告的形式发布，因为它们很难具有全国和国际性的意义。
4.内容和传播方式的新闻性
公告还有一定的新闻性特点。所谓新闻，就是对新近发生的、群众关心的、应知而未知的事实的报道。公告的内容，都是新近的、群众应知而未知的事项，在一定程度上具有新闻的特点。公告的发布形式也有新闻性特征，它一般不用红头文件的方式传播，而是在报刊上公开刊登。
(三)公告的分类
1.重要事项的公告
凡是用来宣布有关国家的政治、经济、军事、科技、教育、人事、外交等方面需要告知全民的重要事项的，都属此类公告。常见的有国家重要领导岗位的变动，领导人的出访或其他重大活动，重要科技成果的公布，重要军事行动等等。如全国人大常务委员会关于确认全国人大代表资格的公告，新华社受权宣布我国将进行向太平洋发射运载火箭试验的公告，都属此类公告。
2.法定事项的公告
依照有关法律和法规的规定，一些重要事情和主要环节必须以公告的方式向全民公布。
《中华人民共和国专利法》第三十九条规定：“发明专利申请经实质审查没有发现驳回理由的，专利局应当作出审定，予以公告。”
《中华人民共和国企业破产法(试行)》第九条规定：“人民法院受理破产案件后，应当在十日内通知债务人并且发布公告。”
《国务院公务员暂行条例》第十六条规定，录用国家公务员要“发布招考公告”。
《中华人民共和国民事诉讼法》规定发布的公告种类繁多， 有通知权利人登记公告，送达公告，开庭公告，宣告失踪宣告死亡公告，财产认领公告，强制迁出房屋、强制退出土地公告等。
上述公告均属法定事项公告。
二、公告的写法
(一)公告的标题和发文字号
公告的标题有四种不同的构成形式。
一是公文标题的常规形式，由发文机关+主要内容+文种组成。如《国务院关于坚决制止冲击铁路确保铁路运输安全畅通的公告》。
二是省略主要内容的写法，由发文机关+文种组成。如《国家税务总局公告》、《对外经济贸易部公告》。这是公告比较常用的标题形式。
三是省略发文机关，由主要内容+文种组成。如《关于1990年全国清理“三角债”成果和1992年继续清理“三角债”工作的公告》。这种标题形式比较少见。
四是只标文种《公告》二字。
公告一般不用公文的常规发文字号，而是在标题下文正中标示“第×号”。有些公告可以没有发文字号。
(二)公告的正文
1.开头
开头主要用来写发布公告的缘由，包括根据、目的、意义等。如1989年6月15日《人民日报》刊登的《对外经济贸易部公告》的开头：
为了进一步加强对进口货物唛头及进口合同编号的管理，消除目前在进口唛头代号上的混乱 现象，根据治理经济环境，整顿经济秩序的精神，特对进口唛头的管理公告如下：
这是公文普遍采用的常规开头方式，多数公告都采用这样的开头。但也有不写公告缘由，一开头就进入公告事项的。
2.主体
主体用来写公告事项。因每篇公告的内容不同，主体的写法因文而异。有时用贯通式写法，有时需要分条列出。总之，这部分要求条理清楚、用语准确、简明庄重。
3.结语
一般用“特此公告”的格式化用语作结。不过，这不是惟一的选择，有些公告的结尾专用一个自然段来写执行要求，也有的公告既不写执行要求，也不用“特此公告”的结语，事完文止，也不失为一种干净利落的收束方式。
晓谕性公文的通告及范例
一、通告的含义和特点
(一)通告的含义
通告是行政公文的主要文种之一。《国家行政机关公文处理办法》把通告的功能定义为：
适用于公布社会有关方面应当遵守或者周知的事项。
党的机关公文中没有通告这一文体。
通告和公告二者有一些相似之处，也有一些不同之处。
相似之处是都具有晓谕性和公布性，也就是说，内容都是知照性的，发布范围都是面向全社会。
要想避免二者之间概念的混淆和文体的误用，关键是区分二者的不同。这些区别可大致概括为以下四个方面：
内容的重要程度不同。
公告是用来发布重要事项和法定事项的，涉及内容多是国家大事或省市级的行政大事，或者履行法律规定必须遵循的程序。小的局部性事项和非法定的事项，不能采用公告的形式公布 。
通告是用来发布在一定范围内需要遵守或周知的事项的，它所涉及的事项一般没有公告那么重大。
对发文机关的限制性有较大不同。
公告是一种高级别的文体，只有涉及全局性的重大事项或法定事项时，才能由高级别的行政部门发布，这一点前面介绍公告的特点时已有阐述。
而通告是一种高级机关和基层单位都可使用的文体，不仅行政机关可以制发，社会团体、企事业单位在自己的职权范围之内，也可以制发。
发布范围有所不同。
公告是向国内外发布重要事项和法定事项采用的文种，它的发布范围比较大，面向全国，有时面向全世界，遍示天下，一体周知，接受的人越多越好。
通告虽然也是面向社会发布的，但多是限定在一个特定社区范围内，而且内容也多是指向一个特定的人群，要求这一社区的某一类特定人群遵守或周知。所以通告的定义中特意强调了“在一定范围内公布”。
发布的方式不同。
公告多数是在报刊上刊登，一般不用红头文件的方式下发，也不能印成布告的形式公开张贴 。
而通告可以在新闻媒体上刊登，也可以用红头文件的形式下发，还可以公开张贴。
(二)通告的特点
1.法规性
通告常用来颁布地方性的法规，这些法规一经颁布，特定范围内的部门、单位和民众都必须遵守、执行。例如，《××省无线电管理委员会办公室关于清理整顿无线电通信秩序的通告》，对有关事宜作了八条规定;《××市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》，为改善交通秩序和市容环境，作了五条规定。
2.周知性
通告的内容，要求在一定范围内的人们或特定的人群普遍知晓，以使他们了解有关政策法令，遵守某些规定事项，共同维护社会公务管理秩序。
3.实务性
所有的公文都是实用文，从根本性质上说都应该是务实的。但它们之间还是有一些区别，有的公文只是告知某事，或者宣传某些思想、政策，并不指向具体事务。通告则是一种直接指向某项事务的文种，务实性比较突出。
4.行业性
不少通告都具有鲜明的行业性特点，如税务局关于征税的通告，机动车管理部门关于机动车辆年度检验的通告，银行关于发行新版人民币的通告，房产管理局关于对商品房销售面积进行检查的通告等等，都是针对其所负责的那一部分的业务或技术事务发出的通告。因此，通告行文中要时常引用本行业的法规、规章，也免不了使用本行业的术语、行话。
(三)通告的分类
通告有法规性通告和知照性通告两大类型。这两种通告是以法规性的强弱不同为标准来区分的，二者之间没有绝对的界限。法规性的通告不可能没有知照性，知照性的通告完全没有法规内容的也不多见。但二者在性质上毕竟有所区分，如《关于坚决清理非法占道经营的通告》，强制性措施较多，属于法规性通告;关于因施工停水、停电的通告，主要起通知事项的作用，没有强制性措施，属于知照性通告。
二、通告的写法
(一)通告的标题和发文字号
1.通告的标题
通告的标题，主要有两种写法。
一是全题写法，也就是公文标题的常规写法，由发文机关、主要内容、文种三者共同构成。如《河南省地方税务局关于认真落实〈事业单位、社会团体、民办非企业单位企业所得税征收管理办法〉的通告》、《广西工商行政管理局广西国有资产管理局关于办理19××年度企业法人年检及国有资产产权登记的通告》等。
二是省略主要内容的写法，由发文机关、文种组成。如《中华人民共和国公安部通告》、《××市房地产管理局通告》等。
通告也可以由主要内容和文种构成标题，还有的通告标题只有文种“通告”两字。
通告标题还有一种特殊的写法，将标题分为两个部分，第一部分是发文机关加文种，即“×××通告”;第二部分是通告的主要内容。例如《中国人民银行通告明日起发行1990年版 壹圆券人民币》。
2.通告的发文字号
通告的发文字号不像一般公文那样只用常规方式，在实践中有多种情况并存。
如果是政府发布通告，要有正规的发文字号，如《××市人民政府关于坚决清理非法占道经营的通告》，发文字号就是“市政告字〔1997〕6号”。
如果是某一行业管理部门发布通告，则可采用“第×号”的方式，标示位置在标题之下正中 。
一些基层企事业单位发布的通告，也可以没有字号。
(二)通告的正文
正文采用公文通用结构模式撰写，共分三大部分。
1.通告缘由
作为开头部分，通告缘由主要用来表达发布通告的背景、根据、目的、意义。如：
近期以来，我市清理非法占道经营，经过几次集中整治，取得了一定效果，但在一些主干道上仍有反复，禁而不止，影响交通和市容环境，群众反映强烈。为推进“讲文明、树新风”活动和精神文明建设八大工程的深入开展，市政府决定，集中一段时间，加大工作力度，实行综合整治，坚决彻底清理非法占道经营，让路于车，还道于民，改善交通秩序和市容环境。现通告如下：
这个开头部分主要写了发布通告的前景、根据和目的。
2.通告事项
这是主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。如果内容比较单一，也可采用贯通式写法，
3.通告结语
这是结尾部分，写法比较简单，多采用“本通告自发布之日起实施”或“特此通告”的模式化结语。
批示性公文的意见及范例
一、 意见的含义、特点和类型
(一)意见的含义
《中国******机关公文处理条例》将意见列为公文主要文种之一，对其功能给出如下定义：
用于对重要问题提出见解和处理办法。
2001年施行的新的《国家行政机关公文处理办法》在主要公文种类中新增了“意见”这一文体，对其功能的表述与《条例》基本一致。以前行政公文的12类13种主要文体里没有“意见”，但这并不是说行政公文中就不使用意见这种文体。事实上，行政机关也经常使用意见来传达有关指示、布置某些工作。例如2000年2月20日出版的当年第5号《中华人民共和国国务院公报》，就刊登了三篇意见。其中有两篇是作为通知的转发或发布对象出现的。建设部等六单位制定的《关于工程勘察设计单位体制改革的若干意见》，由国务院向全国各省市自治区及各部委作了转发。教育部制定的《关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见》，是教育部自己用通知的形式发布的。还有一篇是教育部的《关于进一步加强中小学教育技术装备工作的意见》，它是以独立公文的形式直接向各省、自治区、直辖市教委、教育厅发布的，发文字号是“教基〔1999〕11号”。
(二)意见的特点
1.指导性
意见虽然在文种的字面含义上没有指示、批复那样明显的指导色彩，似乎只是对某一工作提出些意见供参考，可实际上它也是指导性很强的一种文体。只所以不采用指示等指导色彩强的文种行文，主要有下列一些原因：
一是为体现党政分开的原则，党的机关在涉及政务时不宜采用指示等文种。
二是有关部门虽然对下级同类部门有业务指导权，但并没有行政领导权，采用指示显然没有采用意见更合适。
三是意见的内容业务性强、规划性强、组织性强，而这些内容采用较生硬的文种不如采用意见这样较委婉的文种更合适。
尽管如此，意见对受文机关来说，仍然有较强的约束性，下级机关要遵照执行。
2.针对性
意见有着较强的针对性。它总是根据现实的需要，针对某一重要的问题提出见解或处理意见，例如，我国在提倡开展素质教育以来，中小学的现有教育技术装备显得不能适应素质教育的需要，教育部就及时对加强这一工作提出了意见。党内的民主生活会质量有待提高，中组部就及时下发了《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》。这些意见对于解决目前存在的问题，都起了积极的作用。
3.原则性
意见通常不是具体的工作安排，总是从宏观上提出见解和意见，要求受文单位结合具体情况，参照文件中提出的精神来办理。下级机关在落实意见精神时，比起执行指示有更大的灵活处理的余地。
二、意见的分类
(一)规划性意见
规划性意见是对某一时期的某一方面的工作提出的大体构想。它的特点是适用时期长，内容宏观化、整体化，类似于规划、纲要等计划性文体。它指示了一个时期内某项工作的要点、原则和努力方向，但一般没有具体的方法和措施。教育部在1999年8月用通知的形式发布的《关于新时期加强高等学校教师队伍建设的意见》，就是一个面向21世纪的宏观化、纲要化的意见。
(二)实施意见
实施意见一般是为贯彻落实某一重要决定或中心工作所制定的实施方案，它重在阐发上级的有关精神，使下级单位对上级的文件精神有更深入的理解，同时提出较为具体的行动方案和工作安排。例如《****河南省委河南省人民政府关于贯彻〈****中央、国务院关于深化教育改革全面推进素质教育的决定〉的实施意见》(豫发〔1999〕28号)。
(三)具体工作意见
对如何做好某项工作提出意见，所涉及的内容比较具体，有时还会有一些可操作性的办法、措施等。中央组织部发布的《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》，就是比较具体化的组织工作意见。行政机关的一些意见可以更具体地指向某项工作，如国务院办公厅2000年1月14日转发的，由交通部、财政部、公安部、国家计委联合制定的《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》。
三、意见的写法
(一)意见的标题和主送机关
1.意见的标题
意见的标题有两种常见写法。
一种是由发文机关+主要内容+文种组成，如《****河南省委河南省人民政府关于〈关于中国教育改革和发展纲要〉的实施意见》。
另一种由主要内容+文种组成，如《关于提高县以上党和国家机关党员领导干部民主生活会质量的意见》
2.意见的主送机关
分为两种情况：需要转发的意见，没有主送机关这一项，但转发该意见的通知，要把主送机关写清楚。直接发布的意见，要有主送机关，主送机关的排列方法和一般公文相同。
(二)意见的正文
1.发文缘由
这是意见的开头部分，主要写出发布意见的背景、根据、目的、意义等，但不面面俱到。文字根据具体情况可长可短，最后以“现提出以下意见”、“特制定本实施意见”等过渡性语句转入下文。如交通部、财政部、公安部、国家计委联合制定的《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》一文的开头：
近几个月来，一些单位和个人错误地认为《中华人民共和国公路法》修改后即可不缴纳公路养路费等交通规费，因而出现了拖欠、拒缴、抗缴公路养路费等交通规费事件，造成了国家交通规费大量流失。为保障公路养路费、车辆购置附加费等交通规费征收工作的正常进行，现提出如下意见：
这个开头前面叙述了发文的背景和根据，后面指出了发文的目的和意义。
2.意见条文
这是意见的主体，要把对重要问题的见解或处理办法一一写明。
如果是规划性意见，内容繁多，可列出小标题作为各大层次的标志，小标题下再分条表述。如《****河南省委河南省人民政府关于〈中国教育改革和发展纲要〉的实施意见》一文，主体就分为五大部分，各自冠以小标题，分别是：一、教育发展的目标和任务;二、深化教育改革的政策措施;三、切实增加教育投入;四、加强教师队伍建设;五、切实加强对教育 工作的领导。每一小标题下列出若干条文，共计28条。
如果是内容较单纯集中的工作意见，主体部分直接列条即可，不必再设小标题。如《关于继续做好公路养路费等交通规费征收工作的意见》，主体部分就直接分为五条。
3.执行要求
有些意见需要对贯彻执行提出一些要求，可以列入条款，也可单独在正文最后写一段简练的文字予以说明。如无必要，此项免除。
批示性公文的批复及范例
一、批复的含义和特点
(一)批复的含义
批复也是行政公文和党的机关公文中都有的文种。
《国家行政公文处理办法》对批复的功能作了这样的界定：
适用于答复下级机关的请示事项。
《中国******机关公文处理条例》对批复功能的界定几乎完全相同：
用于答复下级机关的请示。
批复跟指示有相似之处，都是指导性的下行文，所表达的内容都是受文的下级机关开展某项工作的依据。不过，它们又有着很大的不同。
(二)批复的特点
1.行文的被动性
批复是用来答复下级请求事项的，下级有请示，上级才会有批复。下级有多少份请示呈报上来，上级就有多少份批复回转下去。批复不是主动的行文，是公文中惟一的纯粹被动性文种。另有两种公文也可以是被动性的，就是报告和函。不过，报告只有在答复上级机关询问时才是被动的，函只有复函才是被动的，所以说，纯粹的被动性公文只有批复。
2.针对性
批复的针对性极强，下级机关请示什么事项或问题，上级机关的批复就指向这一事项或问题，决不能答非所问，也无需旁牵他涉。
3.集中性和明确性
由于下级的请示是一事一报，请示内容十分集中，相应的批复也是一文一批，答复的内容也十分集中。因此批复的篇幅一般都不长。
批复的态度和观点必须十分明确。对于请求指示的请示，批复要给以明确的指示;对于请求批准的请示，批复或者同意、批准，或者不同意、不批准。有时，由于情况的复杂性，原则同意，但对某些个别环节提出不同的意见和要求，这是充许的，不违背态度明确的原则。但如果观点不明，态度含混，令下级机关无所适从，就不合基本要求了。
4.政策性和依据性
对于撰写批复的上级机关而言，不管是发出指示还是批准事项，都必须有政策依据，不能随意为之。对于发出请示的下级机关而言，批复一旦到达，就是行动的依据，不得违背。在这些方面，批复和指示的特点是一致的。
二、批复的写法
(一)批复的标题和主送机关
1.批复的标题
批复的标题一般采用公文常规模式写法，即发文机关+主要内容+文种。略有不同的是，批复往往在标题的主要内容一项中，明确表示对请示事件的意见和态度，而一般公文标题中的主要内容部分一般只点明文件指向的中心事件或问题，多数不明确表示态度和意见。如《国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立地级榆林市的批复》，其中“同意”两字就是用来表明态度和意见的。如果不批准请求事项，标题中可以不出现态度和意见，到正文中再表态。如果是答复请求指示的请示，也无须在标题中表态。
2.批复的主送机关
批复的主送机关，一般只有一个，那就是发出请示的下级机关。
(二)批复的正文
批复的正文由三部分组成，分别是批复依据、批复事项、执行要求。
1.批复依据
批复依据主要涉及两个方面：一是对方的请示，二是与请求事项有关的方针政策和上级规定 。
对方的请示是批复最主要的论据，要完整引用请示的标题并加括号注明其请示的发文字号，例如：“你省《关于变更西宁市行政区域范围的请示》(青政〔1999〕49号)收悉。”
上级有关的文件和规定是答复请示的政策和理论依据。可表述为：“根据××关于××的规定，现作如下答复。”必要时，可标引文件名、文件编号和条款序号。如果下级请示的事项在上级文件和规定中找不到依据，这样的文字便不需出现了。
2.批复事项
针对下级机关请示所发出的指示，做出的批准决定，以及补充的有关内容，都属于批复事项。如果内容复杂，可分条表述，但必须坚持一文一批的原则，不得将若干请示合在一起用列条的方式分别给以答复。
3.执行要求
对下级执行批复的要求可写在结尾处，文字要简约。如《国务院关于同意陕西省撤销榆林地区设立地级榆林市的批复》的结尾：“榆林市的各级机构均应按照‘精简、效能’的原则设置，所需人员编制和经费由你省自行解决。”如果只是批准事项，无需提出要求，此段可免 。
批复撰写要注意及时、明确、庄重周严、言简意赅。
公文写作知识-议案的写法
一、议案的含义、特点和类型
(一)议案的含义
议案是行政公文。《国家行政机关公文处理办法》对议案的功能给予下列定义：
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
这个定义是比较狭窄的，制作主体限于各级政府。在公文的实际运作中，议案的使用范围要大于上述限定。《中华人民共和国全国人民代表大会组织法》第九条规定：“全国人民代表大会主席团、全国人大常委会、全国人大各专门委员会、国务院、中央军事委员会、最高人民法院、最高人民检察院，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案。一个代表团或者30名以上的代表，可以向全国人民代表大会提出属于全国人民代表大会职权范围内的议案。”《地方组织法》第十四条规定：“地方各级人民代表大会举行会议的时候，主席团、常务委员会、本级人民政府和代表(有三人以上附 议)，都可以提出议案。”这些显然超出了国务院办公厅的职权范围，在《办法》中不可能给予表达。所以，《办法》中对议案所下的定义，仅限于各级政府向同级人大及其常委会提出的议案。
政府向人大提出的议案、非政府机关向人大提出的议案、人大代表联名向人大提出的议案，这是议案的三种不同类型。在这里，我们重点介绍的是政府向人大提出的议案。其它议案与政府议案并无太大差异，可妨照制作。
(二)议案的特点
1.制作主体的法定性
按国务院办公厅的规定，只有各级政府才能向同级人民代表大会提出议案。即使参照全国人大组织法和地方组织法的规定，对议案作广义的理解，有权提出议案的仍然是少数的法定机构，党团组织、社会团体、政府各部门、企事业单位等，都无权提出议案。因此，议案这种文体在基层使用很少。
2.内容的特定性
宪法和人民代表大会组织法规定，议案的内容，必须是属于人民代表大会及其常委会职权范围之内的事项。超出人大职权范围的议案，不会被大会接受。
3.适时性
议案必须在各级人民代表大会或其常委会举行会议期间提出，否则也不会被列为议案。
4.必要性和可行性
适合提交人大会议审议的事项，必然是重要事项，而且议案中提出的方案、办法、措施，也必须是切实可行的，才有可能获得通过。因此，针对性、必要性、务实性、可行性，这都是议案必须具备的品质。实事求是、脚踏实地、符合人民群众的意愿和要求，这些都是撰写议案的基本原则。
二、议案的分类
(一)立法性议案
立法性议案主要在两种情况下使用：一是政府机构制定了某项法律或法规之后提请人大审议通过时;二是建议、请求某行政机构制定某项法规时。前者如《国务院关于提请审议〈中华人民共和国著作权法(草案)〉的议案》，后者如《关于尽早制定我省普及九年制义务教育实施条例的议案》。
(二)重大事项的决策性议案
关于财政预算决算、城乡发展规划、重大工程上马以及政治、经济、文化、教育、科技、卫生等领域中的重大事项的决策，需要提请人民代表大会审议批准时使用的议案，就属于重大事项的决策性议案。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》、《沈阳市人民政府关于组织动员全市人民综合治理开发建设浑河沈阳城市段的议案》。
(三)任免性议案
行政机关向权力机关提请任命、免去或撤消行政机关工作人员职务，请求人民代表大会审议批准的议案，就是任免性议案。如《国务院关于提请××等同志职务任免的议案》。
(四)建议性议案
以行政部门的身份向权力部门提出建议，也可以使用议案。这种议案有些像建议报告，供人民代表大会审议、采纳。
三、议案的写法
(一)标题和主送机关
1.议案的标题
议案的标题采用常规公文标题模式，有两种写法，一是发文机关+案由+文种，二是省略发文机关，案由+文种。前者如《××市人民政府关于提请审议〈××市乡镇企业条例〉的议案》;后者如《关于提请审议修改后的国务院机构改革方案的议案》。议案标题一般不能采用发文机关加文种或者只有文种的写法。
2.议案的主送机关
议案的主送机关，只能是同级人民代表大会及其常务委员会，不能有其他并列机关。要采用全称或规范化简称，不得随意简化。
(二)议案的正文
1.案据
议案的第一部分叫做案据，顾名思义，这部分要提供提出议案的根据。由于内容不同，这部分的篇幅长短在不同议案中会有很大差异。下面是《沈阳市人民政府关于组织动员全市人民综合治理开发建设浑河沈阳城市段的议案》的案据部分：浑河是辽宁省第二大河，流经沈阳规划城市段50公里。长期以来，由于种种原因，造成浑河沈阳城市段河槽乱采乱挖，河障杂乱繁多，不仅直接影响城市安全防汛，而且严重污染城市环境。为了认真贯彻国家关于浑河综合治理的重大决策，提高城市防洪能力，缓解地表和地下水缺乏的矛盾，促进生态平衡，改善城市功能，适应改革开放和市场经济发展的需要，建设高科技、大生产、大流通、现代化、国际化的沈阳，根据外地经验和近几年的充分准备，组织动员全市人民对浑河进行综合治理和开发建设的条件已经成熟。为此，市政府向市十一届人大第三次常委会提出议案，请大会审议并作出相应的决议。
这个案据和常规的根据、目的、意义式的公文开头很接近。有时案据部分内容很复杂，文字也很多。如《国务院关于提请审议兴建长江三峡工程的议案》，案据部分超过全文的一半，对于这样一个耗时耗资十分巨大的工程，将理由阐述的充分一些，是很有必要的。有时案据可以写得很简短，如《国务院关于提请审议〈中华人民共和国著作权法(草案)〉的议案》，就是一个比较常见的“目的式”写法，不过三四行、百余字而已。
2.方案
方案部分，就是对提请审议的事项或问题提出解决的途径、方法的部分。如果是提请审议已制定的法律法规的，解决问题的方案就在法律法规之中，这部分只需写明提请审议的法律法规的名称即可，但要把法律或法规的文本作为附件。如果是任免性议案，要将被任免人的姓名和拟担任的职务写明。如果是提请审议重大决策事项的，要把决策的内容一一列出，供大会审阅。如果是建议采取行政手段解决某方面问题的，要把实施这一行政手段的方案详细列出，以便于审议。不能只指出问题，而没有解决问题的方案。
3.结语
结语是议案的结尾部分，主要用于提出审议请求。一般都采用模式化写法，言简意赅。如“ 这个草案业经市政府同意，现提请审议。”
(三)签署和日期
一般行政公文，最后签署的都是发文机关的名称，而议案有所不同，要由政府首长签署。国务院提交给全国人大的议案，要由总理签署;各省、市、自治区提交给同级人民代表大会的议案，要由省长、市长或自治区主席签署。
日期格式与一般行政公文相同。
商洽、纪要性公文的会议纪要及范例
一、会议纪要的含义、特点和类型
(一)会议纪要的含义
行政公文和党的机关公文，都以会议纪要为主要公文文种。
《国家行政机关公文处理办法》规定，会议纪要：
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
《中国******机关公文处理条例》规定，会议纪要：
用于记载会议主要精神和议定事项。
会议纪要容易和会议记录相混淆，其实，二者有着本质的不同，主要体现在以下三个方面：
首先，从文体性质上看，会议纪要是正式的公文文种，而会议记录只是会议情况的记录，只是原始材料，不是正式公文。
其次，从内容上看，会议记录无选择性、提要性，会议上的情况都要一一记录下来;而会议纪要有选择性、提要性，不一定要包容会议的所有内容。
其三，从形成的过程和时间方面看，会议记录是随着会议的进行过程同步产生的，而会议纪要则要在会议后期、甚至会议结束后通过选择归纳、加工提炼之后才能形成。
会议纪要通过记载会议基本情况、会议主要成果、会议议定事项，综合概括性地反映会议的基本精神，以便与会单位统一认识，在会后贯彻落实。会议纪要基本上是下行文，但与会单位不一定是召集会议机关的下属，有时是协作单位，所以它作为下行文是相对而言的。事实上，会议纪要有时要向上级机关呈报，有时向同级机关发送，有时向下级机关下发。
(二)会议纪要的特点
1.纪实性
会议纪要是根据会议的宗旨、议程、决议等整理而成的公文，它是对会议基本情况的纪实。会议纪要的撰写者，不能更动会议议定的事项，更不能随意改动会议上达成的共识和形成的决定。除此之外，撰写者也不能对会议内容进行评论。总之，会议纪要必须忠实反映会议的基本情况，传达会议议定的事项和形成的决议。会议纪要的纪实性特点，使得它具有凭证作用和资料文献价值。特别是一些重要的会议纪要，多年后还会作为人们确认那段历史的依据 。
2.概括性
但是会议纪要并不是把会议的所有内容都原原本本地记录下来，它要有所综合、有所概括、有所选择、有所强调。在一个会议上，与会代表的话题涉及面是宽泛的，观点也是多种多样的，水平也是有高有低的，这些内容全部进入会议纪要，不现实也不必要。会议纪要重点说明会议的主要参加者，基本议程，与会者有哪些主要观点，最后达成了什么共识，形成了什么决定或决议，就可以把会议的基本情况如实反映出来，不必像记流水帐一样事无巨细一律照录。所以，会议纪要需要在会议后期甚至会议结束之后通过概括整理才能写出，而不像会议记录那样随会议的进行自然而然地产生。
3.指导性
除凭证作用、资料作用之外，多数会议纪要具有指导工作的作用。它要传达会议情况、会议精神，要求与会单位和相关部门以此为依据展开工作，落实会议的议定事项。
二、会议纪要的分类
会议的内容和目的不同，产生的会议纪要性质也有所不同。有人按会议类型的名目来称呼会议纪要，将会议纪要分为办公会纪要、专题会议纪要、经验交流会纪要、学术会议纪要等等，这种分法重复了会议名称，对写作来说并无太大意义。我们根据会议是否作出决定或决议，是交流为主还是研讨为主，将会议纪要分为决策型纪要、交流型纪要、研讨型纪要三种类型，这三种不同类型的纪要，其写法是很不相同的。
(一)决策型纪要
以会议形成的决定、决议或者议定事项为主要内容的会议纪要，称为决策型纪要。这种会议纪要的特点是指导性强，会议上确定的工作重点，对工作的步骤、方法和措施的安排，都要求与会单位共同遵守或执行。这种会议纪要的内容有些类似于指示和安排工作的通知，只是发出的指导性意见不是由领导机关作出的，而是由会议讨论议定的。这样的会议纪要，除大家共同遵守的内容外，还常常会有一些工作分工，每个与会单位除完成共同任务之外，还要完成会议确定自己承担的那些工作。如《关于改革北京、太原铁路局管理体制的会议纪要》，就议定了成立北京铁路管理局，下设北京、太原、天津、石家庄四个铁路局，不再设铁路分局。确定山西煤炭运输主要由北京、太原及相关的郑州铁路局承担，有一些具体的分工，并对各方如何协调工作进行了安排。由于最后议定的事项是与会单位的共识，这样的指导性公文落实起来应该是比较顺利的。
(二)交流型会议纪要
以思想沟通或情况交流为主要内容的会议纪要，属于交流性会议纪要。它的主要特点是：以统一思想、达成原则共识或树立学习榜样为目的，而不布置具体工作，有明显的思想引导性，但没有明显的工作指导性。一些理论务虚会、经验交流会形成的会议纪要，大多属于这种类型。这样的会议纪要，往往多处采用“会议认为”的说法来表达会议在原则问题上达成的共识。或者将会议上介绍的先进经验以及与会单位的评价、态度作为主要内容。
(三)研讨型会议纪要
这种会议纪要的鲜明特点是并不以共识和议定事项为主要内容，而是以介绍各种不同的观点和争鸣情况为主。研讨会和学术讨论会的纪要多是这种类型。会议开完了，各家的观点也发表过了，但是并没有形成统一意见，当然更谈不上确定什么议定事项，在这种情况下，仍然有必要发会议纪要，以便让更多的人了解会议的情况，了解不同的观点及其争鸣过程。这对启发和活跃思想，对百花齐放、百家争鸣的学术空气的形成是有促进作用的。
公文写作知识-简报范例
4月25日下午，市房管局党委在平海大厦召开了保持******员先进性教育活动动员大会。局系统基层党小组长以上的党员骨干、局“保先办”成员及到会指导的市委驻建委系统教育活动督导组成员等100余人参加了会议。房管局党委书记、局长XX和市委驻建委系统党员先进性教育活动督查指导组组长XX在会上作了重要讲话，局党委副书记XX对房管局基层开展保持******员先进性教育活动作了全面部署。
会议强调，要以党的十六大精神为指导，紧密围绕“构筑大都市，建设新天堂”的奋斗目标和市委对房管局提出的 “住在杭州看房管”的要求，着眼于增强局系统基层党组织的创造力、凝聚力和战斗力，保持基层党员队伍的先进性和纯洁性，切实解决党员队伍中存在的突出问题，充分发挥******员的先锋模范作用，努力达到“提高党员素质、服务人民群众、促进各项工作”的根本目的，为进一步促进房管中心工作和行业作风建设提供坚强的组织保证，并力争为我市作为试点城市创造积累经验作出应有贡献。
XX局长在讲话中要求房管局基层党组织和全体党员充分认识开展教育活动的重要意义。他说：开展保持党员先进性教育活动，是我党建设历史上的一个创举，是新阶段党的建设的基础工程，是全面贯彻落实“三个代表”重要思想的重大举措。我们杭州市这次光荣地被中央确定为全国城市基层开展这项教育活动唯一的一个副省级城市试点，市委对试点工作十分重视，提出了“两句话、十个字”的总要求。我们房管系统的各项工作与千家万户的日常生活密切相关，更需要每一名党员体现出******员的先进性，发挥好先锋模范作用，以积极带领广大职工高质量地完成各项工作任务。因此，这次保持党员先进性教育活动的开展，也是我局系统各单位做好工作的内在需要，为我们增强基层党组织战斗力、促进基层单位建设、抓好党员教育管理、充分发挥党员先锋模范作用提供了一次极好的契机。每一名基层党员都要充分认识开展党员先进性教育活动的重要意义和深远影响，消除模糊认识，把思想和行动统一到中央和省、市委的部署上来，统一到教育活动的要求上来，振奋精神，积极参加，认真学习，虚心听取党组织和其它同志的意见，认真进行党性分析，努力查找、切实改进自身存在的突出问题，通过教育活动真正触及自己的思想灵魂，焕发一个******员应有的青春活力。
XX局长指出：开展党员先进性教育活动，一定要积极发挥基层党组织的创造性，开拓创新才能求实效。各个基层单位工作职责、工作制度、工作方式和人员组成情况都不同，要保证这次教育活动在局属各单位“见成效”、“出成果”，各基层党组织一定要结合本单位实际，在不折不扣地完成上级布置的“规定动作”的基础上，开动脑筋，大胆创新，积极实践，主动加强对一些重点问题的研究和探索。围绕思想发动、解决工学矛盾、处理好教育与职工真实思想和所关注热点问题的关系、开展好批评与自我批评、结合行业作风建设、加强督促检查以及建立长效机制等事项，重点研究和回答好市委提出的4个方面问题。
XX局长强调：各支部(总支)要以对党的事业高度负责的精神，把开展这次教育活动作为单位工作的“重中之重”摆上突出位置，切实加强对这次教育活动的组织领导。要根据市委及市建委教育活动领导小组的整体部署，认真安排组织好这次教育活动的每一个步骤，明确整个教育活动的总要求和根本目的，以及其各阶段的目标要求和工作任务。要根据上级的要求和本单位实际，建立督促检查考核机制，并认真严格地贯彻执行，以高标准、高质量地做好各项工作，切实抓出成效。各基层组织的书记是这次教育活动的第一责任人，要切实负起责任，以身作则，率先示范，积极开拓，精心谋划，高质量地组织好这次教育活动的各个环节。支部(总支)成员要分工协作，紧密配合，共同努力，全力以赴，层层落实，确保教育活动各项目标任务的完成。 人事处(组织处)
